Wie sollten die Dateien benannt sein?
Um sicherzustellen, dass Ihre Dateien problemlos hochgeladen und verarbeitet werden können, beachten Sie bitte die folgenden Richtlinien für die Benennung Ihrer Dateien: Verwenden Sie nur alphanumerische Zeichen: Erlaubt sind Buchstaben (A-Z, a-z), Zahlen (0-9). Vermeiden Sie Sonderzeichen und Umlaute (z.B. !, @, #, ü, ä, ö). Keine Leerzeichen: Verwenden Sie stattdessen Unterstriche (_) oder Bindestriche (-), um Wörter zu trennen. Beispiel: Erinnerung_Graz.pdf oder Graz-Ansicht.png. Wählen Sie aussagekräftige Namen: Der Dateiname sollte den Inhalt der Datei beschreiben. Beispiel: Erinnerung_Graz_2024.pdf anstelle von doc1.pdf. Halten Sie die Dateinamen kurz: Idealerweise sollten sie unter 50 Zeichen lang sein, um Probleme beim Upload zu vermeiden. Vermeiden Sie doppelte Dateinamen: Jede Datei sollte einen eindeutigen Namen haben, um Verwechslungen zu vermeiden. Beispiel: Erinnerung_Graz_Version1.pdf und Erinnerung_Graz_Version2.pdf anstelle von beiden als Erinnerung_Graz.pdf. Durch die Einhaltung dieser Richtlinien stellen Sie sicher, dass Ihre Dateien korrekt erkannt und verarbeitet werden.
Wie werden die Inhaltsfelder (Content-Felder) richtig ausgefüllt?
Titel*
Geben Sie Ihrer Abgabe einen aussagekräftigen kurzen Titel.
Urheber/in*
Ihr Username wird automatisch eingesetzt. Wenn Sie nicht der Autor/in (Ersteller/in) der hochgeladenen Datei sind, geben Sie hier bitte den Namen/die Namen des/der Autors/Autoren ein.
Beschreibung*
Hier können Sie Ihre Datei ausführlich beschreiben (z.B.: Warum ist diese wichtig für das Archiv? Was zeigt die Datei? In welchem Kontext ist die Datei entstanden? Gibt es Zusatzinformationen?
Datum/Uhrzeit
Geben Sie entweder ein genaues Datum ein (sofern Ihnen dieses bekannt ist), oder geben Sie einen größeren Zeitraum ein in dem die Datei/die Dateien entstanden sind.
Verortung:
Wählen Sie einen genauen Ort aus (oder geben Sie eine genaue Adresse in das Suchfeld ein). Handelt es sich um einen Bereich, wählen Sie die Polygon-Funktion und markieren Sie mehrere Punkte auf der Karte. Der entstandene Bereich ist die Verortung.
Schlagwörter:
Wählen Sie 1 bis 5 Schlagwörter aus, die Ihre abgegebene Datei/Dateien am besten beschreiben (z.B.: ein Ort, eine Veranstaltung, ein Bezug).
Upload-Zweck:
Wählen Sie aus, ob es sich um einen allgemeinen Vor- oder Nachlass handelt oder um eine Abgabe zu einem spezifischen Sammlungsaufruf.
Sperrfrist:
Setzen Sie eine Sperrfrist fest. Sie entscheiden, ob die Datei/die Dateien sofort verfügbar und bearbeitbar gemacht werden oder erst nach einer festgesetzten Jahressperre.
Abgabe an das ausgewählte Archiv
Nachdem Sie die Datei/die Dateien hochgeladen haben und die notwendigen inhaltlichen Felder ausgefüllt haben müssen Sie der Rechteübertragung zustimmen. Danach klicken Sie auf Speichern und Vorschau, im nächsten Schritt wird Ihnen ihre Abgabe zur Überprüfung erneut angezeigt. Sollten alle Angaben Ihrerseits fehlerfrei sein können Sie nun am Seitenende auf „Senden“ klicken.
Wann bekomme ich eine Rückmeldung zu meiner Abgabe?
Herzliche Gratulation! Sie haben Ihre Datei/Ihre Dateien an das von Ihnen ausgewählte Archiv abgegeben. Ihre Abgabe wird von unseren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen geprüft (die durchschnittliche Dauer für diese Überprüfung beträgt 5 Werktage). Sobald Ihre Abgabe vom Archiv übernommen wurde, erhalten Sie eine E-Mail, auf die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse.
Warum kann ich meine Abgabe nicht absenden?
Wenn Sie Probleme beim Absenden Ihrer Abgabe haben, kann dies verschiedene Gründe haben:
- Pflichtfeld nicht ausgefüllt: Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind. Felder mit einem Stern (*) sind in der Regel Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden, damit das Formular abgesendet werden kann.
- Schlechte Internetverbindung: Eine instabile oder langsame Internetverbindung kann dazu führen, dass das Absenden des Formulars fehlschlägt. Überprüfen Sie Ihre Internetverbindung und versuchen Sie es erneut.
- Neu laden der Seite notwendig: Manchmal kann ein einfaches Neuladen der Seite helfen, technische Probleme zu beheben. Drücken Sie die Taste „F5“ oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Seite neu laden“ in Ihrem Browser, um die Seite zu aktualisieren.
- Technische Probleme auf der Webseite: Es kann auch sein, dass technische Probleme auf der Webseite vorliegen, die das Absenden der Abgaben beeinträchtigen. In diesem Fall sollten Sie es zu einem späteren Zeitpunkt erneut versuchen oder uns kontaktieren, um Unterstützung zu erhalten.
Indem Sie diese möglichen Ursachen überprüfen, können Sie hoffentlich das Problem identifizieren und Ihre Abgabe erfolgreich absenden.